Zu den allgemeinen und besonderen Verwaltungsaufgaben gehört natürlich auch die Archivarbeit.
Wenn nun ein Archiv räumlich umzieht, gibt es nicht nur viel zu tun, sondern auch zu bedenken.
Da gibt es in erster Linie die Aufbewahrungsfristen, die zu berücksichtigen sind. Das ist überschaubar, denn auf jedem Schreiben und jeder Akte steht ein Datum.
Dennoch, so einfach ist das nicht. In unserem Archiv ruhen nicht nur Ordner mit inhaltlich vielen Zahlen, sondern auch alle Bewohnerakten seit Beginn der Züssower Diakonie-Anstalten. Einen Ordner mit Abrechnungsbelegen und Saldenlisten kann man entsprechend der Aufbewahrungsfrist entweder ins neue Archiv stellen oder entsorgen. Dank dessen, dass der Büroservice der Greifenwerkstatt sich u. a. mit der Aktenvernichtung befasst, wurden wir schnell alle Akten los, die das Grenzdatum der Aufbewahrungsfrist überschritten hatten.
Was aber macht man mit den Bewohnerakten der ersten Stunde? Die erste Akte wurde aus 1947 datiert, Aufnahmedatum des verstorbenen Bewohners 1945.
Die Entscheidung fiel für die Bewohnerakten aus: Sie werden alle aufbewahrt!
Aber wie verstaut man übersichtlich für die Nachwelt so viele Akten?
Für dieses Unterfangen haben wir Kartons geordert, die für die Lagerung der Bewohnerakten geeignet sind.
Jede einzelne Akte wurde in die Hand genommen und Jahrgang für Jahrgang in die Kartons verstaut. Auf der Kartonvorderseite, gut leserlich, stehen die Namen mit dazugehörigem Sterbejahr.
Sicher sind Namen Schall und Rauch. Nicht so bei dieser Arbeit. Viele, um nicht zu sagen, sehr viele der Bewohner hatten wir bei dieser Arbeit vor Augen, auch manche Geschichte, die man erzählen könnte, im Hinterkopf.
Aber nun sollen sie endgültig ruhen, alle diese Akten mit ihren Gesichtern und Geschichten.
Wir können nicht leugnen, dass der Umzug der Akten in das neue Archiv eine zeitliche Herausforderung für uns alle war. Dennoch sind wir stolz auf das Geschaffene, denn jeder nicht eingeweihte Mitarbeiter würde sich auch ohne Kompass zu recht finden.
